Przejdź do treści
Private Help

Obszar działalności

Psychologia
i psychoterapia.

Przychodnie psychologiczne i psychoterapeutyczne — od uruchomienia placówki, przez codzienne prowadzenie, po zgodność prawno-formalną.

Wspieramy psychologów, psychoterapeutów i zespoły zakładające oraz prowadzące przychodnie zdrowia psychicznego. Nasza rola obejmuje całość strony organizacyjnej — od rejestracji placówki, przez integrację narzędzi cyfrowych, po obsługę kontraktów z NFZ i kontrahentami komercyjnymi.

Praca w obszarze zdrowia psychicznego ma swoją specyfikę — wrażliwe dane pacjenta, wymogi tajemnicy zawodowej, długi cykl terapeutyczny, zmienność grafików, częste rozliczenia ryczałtowe lub mieszane. Naszą rolą jest zdjąć to z barków terapeuty — by mógł skupić się na pracy z pacjentem.

Usługa 01

Założenie przychodni psychologicznej lub psychoterapeutycznej

Pełne uruchomienie placówki zdrowia psychicznego — od rejestracji prawnej do dnia pierwszej wizyty.

Krok po kroku — co konkretnie robimy

  1. 01.

    Wybór modelu prawnego — analiza form (JDG, sp. z o.o., podmiot leczniczy, fundacja), dopasowanie do skali i sposobu rozliczeń (komercja, NFZ, mieszane). Wybór wpływa na podatki, składki, możliwość zatrudniania innych psychologów.

  2. 02.

    Rejestracja w odpowiednich rejestrach — wpis do RPWDL (jeśli prowadzimy świadczenia zdrowotne), CEIDG/KRS, NIP, REGON, ZUS. Współpraca z izbą psychologów regionalną w sprawach członkowskich.

  3. 03.

    Regulamin organizacyjny — dokument opisujący zakres świadczeń, dni i godziny pracy, cennik, zasady odwołania wizyt, sposób prowadzenia dokumentacji, kontakt z opiekunami w przypadku małoletnich.

  4. 04.

    Wymogi sanitarne i lokalowe — gabinet musi spełniać wymogi RM ZD dla pomieszczeń, w których prowadzi się świadczenia zdrowotne (powierzchnia, oświetlenie, wentylacja, dostęp dla osób z niepełnosprawnościami).

  5. 05.

    Otwarcie i pierwsi pacjenci — uruchomienie kalendarza wizyt online, polityka cenowa, polityka anulacji (zwykle 24h przed wizytą), procedura intake pacjenta, formularz wywiadu wstępnego.

Usługa 02

System rejestracji i dokumentacji elektronicznej

Wybór i wdrożenie systemu obsługującego harmonogram, dokumentację i komunikację z pacjentem — z naciskiem na ochronę danych szczególnie chronionych.

Krok po kroku — co konkretnie robimy

  1. 01.

    Analiza potrzeb — ile gabinetów, ilu specjalistów, czy potrzebujemy integracji z e-receptą (psychiatrzy), z NFZ, z księgowością. Dobór systemu (Booksy, Medfile, Optomed, Aviation, własny moduł).

  2. 02.

    Wdrożenie i konfiguracja — założenie struktury w systemie, kalendarze terapeutów, cenniki, integracja kalendarza z Google/Outlook, link do umawiania online dla pacjentów.

  3. 03.

    Bezpieczeństwo dostępu — wieloskładnikowe uwierzytelnianie dla wszystkich kont z dostępem do danych pacjenta, polityka silnych haseł, ograniczenia dostępu per rola (terapeuta, recepcja, administrator).

  4. 04.

    Szablon dokumentacji — szablony notatek z sesji, kwestionariuszy wstępnych (PHQ-9, GAD-7, BDI, kwestionariusze osobowości), formularzy zgody na terapię, kontraktów terapeutycznych.

  5. 05.

    Backup i archiwizacja — codzienny backup szyfrowany, retencja zgodna z ustawą o prawach pacjenta (20 lat dla dokumentacji medycznej), procedura usuwania danych po upływie retencji.

Usługa 03

RODO art. 9 — dane szczególnie chronione

Wdrożenie ochrony danych w placówce zdrowia psychicznego ze szczególnym uwzględnieniem wrażliwości danych psychologicznych.

Krok po kroku — co konkretnie robimy

  1. 01.

    Audyt zgodności z art. 9 RODO — przegląd istniejących praktyk pod kątem dodatkowych wymogów wobec danych dotyczących zdrowia psychicznego, danych genetycznych, danych dotyczących orientacji seksualnej.

  2. 02.

    Klauzula informacyjna pacjenta — dostosowana do specyfiki terapii: kto ma dostęp do notatek z sesji, w jakiej formie są przechowywane, kiedy zostają usunięte, czy są kopie papierowe.

  3. 03.

    Zgoda na terapię vs zgoda na przetwarzanie danych — dwa odrębne dokumenty z różnymi podstawami prawnymi. Wzory zgód dla osób dorosłych, małoletnich (zgoda opiekuna + asent dziecka), par, grup terapeutycznych.

  4. 04.

    Tajemnica zawodowa vs RODO — analiza relacji między obowiązkami z ustawy o zawodzie psychologa, Kodeksem etycznym PTP a wymogami RODO. Kiedy można ujawnić informacje (zagrożenie życia, decyzja sądu).

  5. 05.

    Umowy powierzenia — szczególnie z firmami IT, dostawcami chmury (czy serwerownia w EOG), tłumaczami przy sesjach w obcym języku, superwizorami zewnętrznymi.

  6. 06.

    Procedura postępowania z prośbą o dostęp do dokumentacji — kto może o nią poprosić (pacjent, sąd, rodzic małoletniego), w jakim zakresie, jak weryfikujemy tożsamość, ile czasu mamy na odpowiedź.

Usługa 04

Kontrakty NFZ i programy publiczne

Udział w konkursach NFZ na świadczenia psychologiczne i psychoterapeutyczne, prowadzenie rozliczeń, sprawozdawczość.

Krok po kroku — co konkretnie robimy

  1. 01.

    Analiza dostępnych konkursów — opieka psychologiczna i psychoterapeutyczna jest finansowana przez NFZ w wybranych zakresach (zdrowie psychiczne dzieci i młodzieży, opieka długoterminowa, programy zdrowotne). Monitoring ogłoszeń per oddział wojewódzki.

  2. 02.

    Przygotowanie wniosku — wymogi personelu (certyfikaty PTP, certyfikat psychoterapeuty), lokalu, wyposażenia, godzin pracy. Kalkulacja wartości punktowej.

  3. 03.

    Sprawozdawczość — comiesięczne komunikaty XML do SZOI, opisy świadczeń kodami ICD-10 i kodami świadczeń NFZ, ewentualne korekty.

  4. 04.

    Programy zdrowotne — udział w programach Ministerstwa Zdrowia (np. ochrona zdrowia psychicznego, profilaktyka samobójstw, zdrowie matki i dziecka). Wnioski grantowe, harmonogramy, rozliczenia.

  5. 05.

    Audyty NFZ — przygotowanie placówki do kontroli (zwykle 1-2 razy w roku), checklist zgodności z umową, plan działań naprawczych w razie zastrzeżeń.

Usługa 05

Zatrudnianie i organizacja zespołu

Współpraca z psychologami, psychoterapeutami, superwizorami, sekretariatem — od pierwszego wywiadu do stałej współpracy.

Krok po kroku — co konkretnie robimy

  1. 01.

    Profil specjalisty — definicja kompetencji (nurt terapeutyczny, certyfikat, doświadczenie, specjalizacja w grupach pacjentów), pakiet kompensacyjny (godzinówka, % od wpływów, ryczałt), zakres odpowiedzialności.

  2. 02.

    Umowy — wybór modelu (umowa o pracę, B2B, umowa zlecenie, umowa o dzieło). Każdy ma konsekwencje podatkowe i ZUS-owskie. Klauzule: poufność, zakaz konkurencji, własność intelektualna kwestionariuszy, polityka skarg.

  3. 03.

    Onboarding — kontrakt terapeutyczny placówki, regulamin, system, procedura intake, procedura emergency (samobójstwa, samouszkodzenia, ujawnienie przestępstwa wobec dziecka).

  4. 04.

    Superwizja — kontakt z certyfikowanymi superwizorami w odpowiednich nurtach (psychoanaliza, CBT, systemowy, humanistyczny), umowa superwizyjna, częstotliwość, format (indywidualna, grupowa).

  5. 05.

    Rozwój zespołu — coroczne plany szkoleń, dofinansowanie szkoleń certyfikacyjnych, polityka urlopów i absencji, ścieżka kariery (od kandydata na certyfikat do superwizora).

Usługa 06

Obsługa płatności i abonamentów

Konfiguracja systemu rozliczeń — od terminala płatniczego po pakiety abonamentowe i refundacje od ubezpieczycieli.

Krok po kroku — co konkretnie robimy

  1. 01.

    Wybór modelu rozliczeń — pay-per-session, abonament miesięczny (4 sesje), pakiety (10 sesji z rabatem), terapia długoterminowa, terapia par/grupowa.

  2. 02.

    Integracja terminala płatniczego — wybór dostawcy (Polcard, eService, mBank), terminal stacjonarny + mobilny dla wizyt domowych (psychiatra), BLIK QR przy biurku.

  3. 03.

    Faktury i rozliczenia komercyjne — automatyczne generowanie faktur, integracja z biurem rachunkowym, polityka VAT (świadczenia zwolnione z VAT przy spełnieniu warunków).

  4. 04.

    Refundacje od ubezpieczycieli — Allianz, Generali, Compensa, PZU oferują pakiety zdrowotne refundujące terapię. Procedura wystawiania zaświadczeń, kontakt z assistance ubezpieczyciela.

  5. 05.

    Pakiety pracownicze (B2B) — kontrakty z firmami na pakiety psychologiczne dla pracowników (EAP - Employee Assistance Programmes), dedykowane sesje, anonimowość względem pracodawcy, raporting zagregowany.

Czego nie robimy

Granica jest jasna.

Nie świadczymy usług psychoterapeutycznych ani diagnostycznych. Nie reklamujemy konkretnych terapeutów. Nasza rola to wyłącznie wsparcie organizacyjne, prawne i technologiczne — pacjenci pozostają w wyłącznej relacji ze swoim specjalistą, my dbamy o całość infrastruktury wokół tej relacji.

Porozmawiajmy o placówce